Data publikacji:
Ogłoszenie o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia spółki pod firmą Elemental Asia Spółka akcyjna z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim
OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI POD FIRMĄ ELEMENTAL ASIA SPÓŁKA AKCYJNA Z SIEDZIBĄ W GRODZISKU MAZOWIECKIM
DATA, GODZINA I MIEJSCE NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA
Zarząd spółki pod firmą ELEMENTAL ASIA Spółka Akcyjna z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim, przy ulicy R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000426498, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadającej NIP: 8971743506 oraz REGON: 020739787, zwanej dalej: „Spółką”, działając na podstawie art. 399 § 1, art. 4021 oraz art. 4022 Kodeksu spółek handlowych, § 4 ust. 2 pkt 1, 2 oraz 3 Załącznika Nr 3 do Regulaminu Alternatywnego Systemu Obrotu organizowanego przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. (według stanu prawnego na dzień 1 stycznia 2021 r.), zgodnie z żądaniem zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, złożonym przez jedynego Akcjonariusza dnia 18 lipca 2023 r., informuje o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki, które odbędzie się w dniu 16 sierpnia 2023 roku o godz. 10.30, pod adresem: ul. R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki (piętro 2), zwanego dalej: „Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniem”.
SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA
1. Otwarcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
2. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał;
4. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Komisji Skrutacyjnej;
5. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
6. Podjęcie uchwały w sprawie wycofania akcji Elemental Asia S.A. z obrotu w alternatywnym systemie na rynku NewConnect.
7. Podjęcie uchwały w sprawie określenia podmiotu ponoszącego koszty zwołania i odbycia Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
8. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany statutu Spółki oraz przyjęcie tekstu jednolitego statutu Spółki.
9. Wolne głosy.
10. Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 406¹ § 1 KSH, prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu spółki publicznej mają tylko osoby będące akcjonariuszami spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (Dzień Rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu), tj. w dniu 31 lipca 2023 roku. Treść ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki zawierająca informacje określone w art. 4022 KSH oraz projekty uchwał stanowią załączniki do niniejszego raportu. Jednocześnie, dokumentacja związana z Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniem dostępna jest na stronie internetowej Emitenta pod adresem: https://www.elemental-asia.biz/walne-zgromadzenia/2023
OPIS PROCEDUR ZWIĄZANYCH Z UCZESTNICZENIEM W ZWYCZAJNYM WALNYM ZGROMADZENIU
ORAZ WYKONYWANIEM PRAWA GŁOSU
1. Dzień rejestracji uczestnictwa na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu
Dniem rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu jest dzień przypadający na szesnaście dni przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. dzień 31 lipca 2023 r. (tzw. record date).
2. Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu
Prawo uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki w record date.
W celu uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusze posiadający zdematerializowane akcje na okaziciela powinni zwrócić się, w okresie pomiędzy dniem ogłoszenia o Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu (19 lipca 2023 r.), a pierwszym dniem powszednim po record date (1 sierpnia 2023 r.), do podmiotów prowadzących ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki.
Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w record date.
3. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia
Zgodnie z art. 401 § 1 KSH akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej (drogą pocztową lub faksem) lub w postaci elektronicznej (na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz nie później niż na dwadzieścia jeden (21) dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 26 lipca 2023 i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądania w formie pisemnej powinny być kierowane na adres Spółki: ulica R. Traugutta 42A, 05- 825 Grodzisk Mazowiecki. Zarząd zwraca uwagę, że ww. termin na zgłoszenie żądania jest zachowany, jeśli w tym terminie żądanie zostanie doręczone Spółce. Nie jest zatem wystarczające nadanie lub wysłanie w tym terminie żądania. Dopuszczalne jest ponadto aby żądanie zostało złożone w postaci elektronicznej. W tym celu stosowne żądanie powinno zostać przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz.
4. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 401 § 4 KSH, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub sprawy, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekty uchwał w formie elektronicznej powinny zostać przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz. Zgłoszenia winny zostać złożone Spółce najpóźniej w dniu poprzedzającym termin Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Zarząd zwraca uwagę, że ww. termin na przekazanie zgłoszenia Spółce jest zachowany, jeśli w tym terminie zgłoszenie zostanie doręczone Spółce. Nie jest zatem wystarczające nadanie lub wysłanie w tym terminie zgłoszenia. Zgłoszenia powinny zawierać adres do korespondencji dla zgłaszających projekty uchwał. Spółka niezwłocznie ogłosi otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej.
5. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 401 § 5 KSH każdy akcjonariusz może podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. O zamiarze zgłoszenia takich projektów uczestnik powinien uprzedzić przewodniczącego, przekazując mu treść projektu na piśmie.
6. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika oraz sposób zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika.
Zgodnie z art. 412-412² KSH akcjonariusz może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Może on także udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z poszczególnych akcji każdego akcjonariusza.
Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru, zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając skan pełnomocnictwa na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz, dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub udzielone w postaci elektronicznej poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu (stanowiącego zeskanowane pełnomocnictwo z podpisem należycie reprezentowanego akcjonariusza, w formacie PDF lub JPG) na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:
• dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),
• zakres pełnomocnictwa, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.
Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, akcjonariusz przesyła tekst udzielonego pełnomocnictwa, skan dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu pozwalającego zidentyfikować akcjonariusza, jako mocodawcę, i ustanowionego pełnomocnika, w tym osobę fizyczną działającą za pełnomocnika, którym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ Kodeksu cywilnego. W przypadku gdy pełnomocnictwa udziela osoba prawna lub jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ Kodeksu cywilnego, akcjonariusz jako mocodawca dodatkowo przesyła skan odpisu z rejestru, w którym mocodawca jest zarejestrowany. Przesyłane drogą elektroniczną zagraniczne dokumenty o charakterze urzędowym, takie jak odpisy z rejestru, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dopuszczalne jest przesłanie tą drogą kopii dokumentu apostille, potwierdzającego autentyczność zagranicznego dokumentu o charakterze urzędowym. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki, na adres poczty elektronicznej: inwestor@elemental-asia.biz, adres poczty elektronicznej za pośrednictwem którego Spółka będzie mogła komunikować się z akcjonariuszem i jego pełnomocnikiem. Wszystkie dokumenty, o których mowa w niniejszym ustępie są przesyłane w postaci elektronicznej.
Postanowienia niniejszego ustępu nie zwalniają pełnomocnika z obowiązku przedstawienia przy sporządzaniu listy obecności na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu określonych w niniejszym ustępie dokumentów służących jego identyfikacji oraz potwierdzeniu udzielenia pełnomocnictwa oraz jego zakresu.
Powyższe zasady dotyczące identyfikacji mocodawcy, stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki o odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa.
Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.
Spółka może podjąć odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i jego pełnomocnika, w celu weryfikacji przysługujących mu uprawnień wykonywanych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Po przybyciu na Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, akcjonariusze i pełnomocnicy powinni posiadać przy sobie ważny dowód tożsamości, który zostanie okazany przed podpisaniem listy obecności. Pełnomocnik powinien okazać ponadto dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Wzór pełnomocnictwa w formie pisemnej zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki: www.elemental-asia.biz, zakładka „Relacje Inwestorskie”, dział „Zgromadzenia Walne”. Możliwe są inne formularze udzielanego pełnomocnictwa pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich wymaganych prawnie elementów.
Akcjonariusz spółki publicznej posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Jeżeli pełnomocnikiem na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu ma być członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, zastosowanie znajdą poniższe zasady:
1. Pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu;
2. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów;
3. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone;
4. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
7. Możliwość uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulacje wewnętrzne Spółki nie przewidują możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub drogą korespondencyjną.
8. Możliwość przeglądania oraz żądania przesłania listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.
Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie Spółki pod adresem: ul. R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki przez 3 dni powszednie przed dniem odbycia Nadzwyczajnym Walnego Zgromadzenia, to jest w dniach 10-11 oraz 14 sierpnia 2023, w godzinach od 09.30 do 16.00.
Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana. Żądanie takie powinno być przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz.
9. Wskazanie, gdzie i w jaki sposób osoba uprawniona do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Nadzwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia, a także wskazanie adresu strony internetowej, na której udostępnione zostają informacje dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Informacje i wszelkie dokumenty dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia są zamieszczane na stronie internetowej Spółki: www.elemental-asia.biz, zakładka „Relacje Inwestorskie”, dział „Zgromadzenia Walne”.
10. Dodatkowe informacje
Osoby uprawnione do uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad.
11. Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia
Każdy akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Powrót
DATA, GODZINA I MIEJSCE NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA
Zarząd spółki pod firmą ELEMENTAL ASIA Spółka Akcyjna z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim, przy ulicy R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000426498, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadającej NIP: 8971743506 oraz REGON: 020739787, zwanej dalej: „Spółką”, działając na podstawie art. 399 § 1, art. 4021 oraz art. 4022 Kodeksu spółek handlowych, § 4 ust. 2 pkt 1, 2 oraz 3 Załącznika Nr 3 do Regulaminu Alternatywnego Systemu Obrotu organizowanego przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. (według stanu prawnego na dzień 1 stycznia 2021 r.), zgodnie z żądaniem zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, złożonym przez jedynego Akcjonariusza dnia 18 lipca 2023 r., informuje o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki, które odbędzie się w dniu 16 sierpnia 2023 roku o godz. 10.30, pod adresem: ul. R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki (piętro 2), zwanego dalej: „Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniem”.
SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA
1. Otwarcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
2. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał;
4. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Komisji Skrutacyjnej;
5. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
6. Podjęcie uchwały w sprawie wycofania akcji Elemental Asia S.A. z obrotu w alternatywnym systemie na rynku NewConnect.
7. Podjęcie uchwały w sprawie określenia podmiotu ponoszącego koszty zwołania i odbycia Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
8. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany statutu Spółki oraz przyjęcie tekstu jednolitego statutu Spółki.
9. Wolne głosy.
10. Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 406¹ § 1 KSH, prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu spółki publicznej mają tylko osoby będące akcjonariuszami spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (Dzień Rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu), tj. w dniu 31 lipca 2023 roku. Treść ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki zawierająca informacje określone w art. 4022 KSH oraz projekty uchwał stanowią załączniki do niniejszego raportu. Jednocześnie, dokumentacja związana z Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniem dostępna jest na stronie internetowej Emitenta pod adresem: https://www.elemental-asia.biz/walne-zgromadzenia/2023
OPIS PROCEDUR ZWIĄZANYCH Z UCZESTNICZENIEM W ZWYCZAJNYM WALNYM ZGROMADZENIU
ORAZ WYKONYWANIEM PRAWA GŁOSU
1. Dzień rejestracji uczestnictwa na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu
Dniem rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu jest dzień przypadający na szesnaście dni przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. dzień 31 lipca 2023 r. (tzw. record date).
2. Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu
Prawo uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki w record date.
W celu uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusze posiadający zdematerializowane akcje na okaziciela powinni zwrócić się, w okresie pomiędzy dniem ogłoszenia o Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu (19 lipca 2023 r.), a pierwszym dniem powszednim po record date (1 sierpnia 2023 r.), do podmiotów prowadzących ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki.
Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w record date.
3. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia
Zgodnie z art. 401 § 1 KSH akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej (drogą pocztową lub faksem) lub w postaci elektronicznej (na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz nie później niż na dwadzieścia jeden (21) dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 26 lipca 2023 i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądania w formie pisemnej powinny być kierowane na adres Spółki: ulica R. Traugutta 42A, 05- 825 Grodzisk Mazowiecki. Zarząd zwraca uwagę, że ww. termin na zgłoszenie żądania jest zachowany, jeśli w tym terminie żądanie zostanie doręczone Spółce. Nie jest zatem wystarczające nadanie lub wysłanie w tym terminie żądania. Dopuszczalne jest ponadto aby żądanie zostało złożone w postaci elektronicznej. W tym celu stosowne żądanie powinno zostać przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz.
4. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 401 § 4 KSH, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub sprawy, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekty uchwał w formie elektronicznej powinny zostać przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz. Zgłoszenia winny zostać złożone Spółce najpóźniej w dniu poprzedzającym termin Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Zarząd zwraca uwagę, że ww. termin na przekazanie zgłoszenia Spółce jest zachowany, jeśli w tym terminie zgłoszenie zostanie doręczone Spółce. Nie jest zatem wystarczające nadanie lub wysłanie w tym terminie zgłoszenia. Zgłoszenia powinny zawierać adres do korespondencji dla zgłaszających projekty uchwał. Spółka niezwłocznie ogłosi otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej.
5. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Zgodnie z art. 401 § 5 KSH każdy akcjonariusz może podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. O zamiarze zgłoszenia takich projektów uczestnik powinien uprzedzić przewodniczącego, przekazując mu treść projektu na piśmie.
6. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika oraz sposób zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika.
Zgodnie z art. 412-412² KSH akcjonariusz może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Może on także udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z poszczególnych akcji każdego akcjonariusza.
Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru, zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając skan pełnomocnictwa na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz, dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub udzielone w postaci elektronicznej poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu (stanowiącego zeskanowane pełnomocnictwo z podpisem należycie reprezentowanego akcjonariusza, w formacie PDF lub JPG) na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:
• dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),
• zakres pełnomocnictwa, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.
Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, akcjonariusz przesyła tekst udzielonego pełnomocnictwa, skan dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu pozwalającego zidentyfikować akcjonariusza, jako mocodawcę, i ustanowionego pełnomocnika, w tym osobę fizyczną działającą za pełnomocnika, którym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ Kodeksu cywilnego. W przypadku gdy pełnomocnictwa udziela osoba prawna lub jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ Kodeksu cywilnego, akcjonariusz jako mocodawca dodatkowo przesyła skan odpisu z rejestru, w którym mocodawca jest zarejestrowany. Przesyłane drogą elektroniczną zagraniczne dokumenty o charakterze urzędowym, takie jak odpisy z rejestru, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dopuszczalne jest przesłanie tą drogą kopii dokumentu apostille, potwierdzającego autentyczność zagranicznego dokumentu o charakterze urzędowym. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki, na adres poczty elektronicznej: inwestor@elemental-asia.biz, adres poczty elektronicznej za pośrednictwem którego Spółka będzie mogła komunikować się z akcjonariuszem i jego pełnomocnikiem. Wszystkie dokumenty, o których mowa w niniejszym ustępie są przesyłane w postaci elektronicznej.
Postanowienia niniejszego ustępu nie zwalniają pełnomocnika z obowiązku przedstawienia przy sporządzaniu listy obecności na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu określonych w niniejszym ustępie dokumentów służących jego identyfikacji oraz potwierdzeniu udzielenia pełnomocnictwa oraz jego zakresu.
Powyższe zasady dotyczące identyfikacji mocodawcy, stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki o odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa.
Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.
Spółka może podjąć odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i jego pełnomocnika, w celu weryfikacji przysługujących mu uprawnień wykonywanych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Po przybyciu na Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, akcjonariusze i pełnomocnicy powinni posiadać przy sobie ważny dowód tożsamości, który zostanie okazany przed podpisaniem listy obecności. Pełnomocnik powinien okazać ponadto dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Wzór pełnomocnictwa w formie pisemnej zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki: www.elemental-asia.biz, zakładka „Relacje Inwestorskie”, dział „Zgromadzenia Walne”. Możliwe są inne formularze udzielanego pełnomocnictwa pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich wymaganych prawnie elementów.
Akcjonariusz spółki publicznej posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Jeżeli pełnomocnikiem na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu ma być członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, zastosowanie znajdą poniższe zasady:
1. Pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu;
2. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów;
3. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone;
4. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
7. Możliwość uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulacje wewnętrzne Spółki nie przewidują możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub drogą korespondencyjną.
8. Możliwość przeglądania oraz żądania przesłania listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.
Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie Spółki pod adresem: ul. R. Traugutta 42A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki przez 3 dni powszednie przed dniem odbycia Nadzwyczajnym Walnego Zgromadzenia, to jest w dniach 10-11 oraz 14 sierpnia 2023, w godzinach od 09.30 do 16.00.
Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana. Żądanie takie powinno być przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki: inwestor@elemental-asia.biz.
9. Wskazanie, gdzie i w jaki sposób osoba uprawniona do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Nadzwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia, a także wskazanie adresu strony internetowej, na której udostępnione zostają informacje dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Informacje i wszelkie dokumenty dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia są zamieszczane na stronie internetowej Spółki: www.elemental-asia.biz, zakładka „Relacje Inwestorskie”, dział „Zgromadzenia Walne”.
10. Dodatkowe informacje
Osoby uprawnione do uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad.
11. Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia
Każdy akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
ZAŁĄCZNIKI
Śledź nas
